Manejo del tiempo de forma eficiente

Es normal que muchas veces tengamos la sensación de que el tiempo no alcanza o de que tenemos demasiadas actividades para poderlas realizar en un solo día (o incluso en una sola semana), cuando esto pasa recurrimos a buscar aplicaciones o fórmulas mágicas que nos ayuden a organizar mejor el tiempo, ¿te ha sucedido?

Al instalar o seguir algunos pasos notamos que al pasar los días nos hemos añadido una tarea más en la lista, pero que no logramos acomodar realmente nuestras actividades o ser más rápidos, pensamos que la efectividad no existe y nos produce emociones estresantes. Entonces, ¿qué se puede hacer?

¿Qué es el manejo del tiempo?

Lo principal es comprender un poco mejor la profundidad del manejo del tiempo, ya que este se compone de varias capas que lo hacen más complejo de manejar.

De acuerdo con un estudio publicado por la revista Harvard Business Review[1], existen tres dimensiones que se deben considerar para poder manejar el tiempo de forma adecuada. Ellas son:

1. Conciencia: entender el tiempo como un recurso limitado.
2. Arreglo: organizar metas, planes, tareas y horarios.
3. Adaptación: monitorear el uso del tiempo, las interrupciones y el cambio de prioridades.

Cuando en la introducción de este contenido mencionábamos el uso de apps y de fórmulas mágicas que no siempre dan resultado es porque, por lo general, estas se enfocan solamente en la dimensión de organización de acuerdo con un horario, pero dan por sentado las otras dos capas que son de igual importancia para lograr el objetivo.

La conciencia en el manejo del tiempo

La organización parte de entender cada uno de los componentes que se pondrán en orden: las tareas a realizar. En este caso es muy importante que consideres el tiempo real que te tomará cada actividad, así como los tiempos de descanso, de alimentación y de imprevistos.

Es necesario que tomes conciencia sobre lo que es posible realizar en un tiempo finito, es decir, cada actividad debe completarse un tiempo limitado.

A veces el pensamiento de que “no alcanza el tiempo” responde a que tienes expectativas irreales sobre lo que puedes completar en un día o semana, por eso es tan necesario tomar conciencia.

Acá se involucra un poco el recurso de la planeación, ya que se debe estimar un tiempo adecuado para cada tarea. Evita el pensamiento: “capaz lo puedo sacar más rápido si me apuro”, ello puede generar expectativas no siempre alcanzables.

También te puede interesar: 10 Consejos para aliviar el estrés y la ansiedad

La adaptación de tu tiempo siendo realista

Todos tenemos momentos de concentración profunda y otros donde nos distraemos fácilmente, es imposible determinarlos o forzarlos, por lo que mejor es ser sinceros con nosotros mismos y entender que esto nos sucede.

Asimismo, mientras realizamos algunas labores puede que las prioridades cambien y toque realizar reajuste en los tiempos, ejemplo: iba a realizar el trabajo escrito el fin de semana, pero ahora mi familia ha planteado un paseo entre sábado y domingo, por lo que debo adelantar esa tarea para poder acompañarlos.

El correr las actividades y cambiar unas por otras forma parte importante de la organización del tiempo, pero también de la organización personal. Es como una visión personal del micromanagement que nos permite mover tareas según nuestro propio criterio.

 

¿Qué actividades afectan tu productividad?

Tal como existen actividades importantes que nos hacen que movamos el itinerario planeado, también están los distractores que consumen el tiempo y sin darnos cuenta ha pasado media o una hora entera revisando redes sociales en la mitad de la escritura de una presentación.

Para este punto existen diferentes sistemas que pueden funcionarnos, ya sea bloqueadores de internet cuando no resistimos la tentación o hasta dejar que el celular se apague y no cargarlo sino hasta después de terminar una tarea.

También está la opción de desactivar las notificaciones, muchas personas sienten la tentación de manipular el celular cuando llega una alerta o comentario al celular de alguna aplicación. En este caso lo mejor es desactivarlas y así evitar que eso desvíe tus prioridades.

Lo importante muchas veces es entender estas distracciones, por qué suceden, en qué momentos y si es posible postergarlas. De lo contrario, podrían hacerse pausas específicas cada tantas horas para realizarlas.

 

Organízate en dos sencillos pasos

1.- Entender las actividades que son procrastinación

2.- Comprender las que son necesarias

Existe un famoso esquema de cuatro valores (matriz de Eisenhower) que nos ayudará a separar las tareas importantes de las que no lo son, lo mismo que determinar su nivel de urgencia.

Todo lo del cuadrante 1 (importante y urgente) debe tratarse de inmediato, son tareas que no se pueden prolongar y que requieren atención inmediata.

Un ejemplo es un trabajo que debes entregar esta misma semana y que no has comenzado, por lo que es necesario hacerlo de una vez, apartar el tiempo y ponerte manos a la obra lo antes posible.

En el cuadrante 2 (importante pero no urgente) se encuentran aquellas asignaciones que se pueden reprogramar pronto y hay que tomar decisiones de qué hacer con ellas, pero que no deben llevarse a cabo ya mismo. Ojo, no olvides asignarles día y hora para hacerlas.

Un caso sería un examen que tienes en un mes. Si bien sabes que si no estudias con tiempo te verás en aprietos de no lograr aprender y preguntar las dudas en clase o con un compañero. Por eso es bueno decidir en qué fechas harás las sesiones de estudio.

En el tercer cuadrante (urgente pero no importante) están las actividades que requieren de una acción inmediata aunque la importancia para nosotros no resulta alta, es algo que se puede delegar.

Un ejemplo de esto es cuando un compañero te solicita que lo ayudes con una asignación que le está costando trabajo, pero si no cuentas con el tiempo lo mejor es delegarlo y que pueda pedirle apoyo a otro amigo.

Por último, en el cuarto cuadrante (ni urgente ni importante) existen las cosas que se pueden desechar y que probablemente no debas prestar atención. Es importante que elimines estas cosas de tu agenda y que las hagas solamente durante el fin de semana.

Un caso es cuando has anotado en tu agenda el ir a ver una película nueva el fin de semana, pero te percatas que el lunes tienes examen y que sería mejor estudiar porque aún no te sientes seguro de saber todo el material. El consejo es eliminar esta actividad y realizarla luego, organiza tus prioridades.

Si bien estos consejos te ayudarán a entender mejor tus propios procesos y las actividades de las cuales puedes prescindir, y cómo planearte de forma más consciente las actividades a realizar, queda de tu parte la responsabilidad de ponerlos en práctica y acostumbrarte a esta manera de manejo del tiempo, algo hecho a tu medida y de forma consciente.

También te puede interesar: 4 Excelentes métodos de apuntes para clases virtuales

 

[1] https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks